Quan hệ công chúng (Public Relation – PR) là một phần của hoạt động marketing, giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng và quảng bá thương hiệu. Hình ảnh, phong cách giao tiếp cũng như nội dung phát ngôn của người làm công tác PR có tác động trực tiếp, theo hướng tốt hoặc xấu, đến uy tín thương hiệu. Áp lực lớn nhất của một chuyên viên PR chính là dễ mắc sai lầm, vì phải làm việc với nhiều đối tượng, truyền thông nhiều dạng thông tin, đặc biệt là phải tương tác thường xuyên với báo chí… Sau đây là một số sai lầm thường gặp mà các chuyên viên PR cần lưu ý để tránh:
1. Trả lời mail, điện thoại quá vội vàng
Khi các phóng viên gửi mail/gọi điện thoại để liên hệ thông tin về doanh nghiệp/thương hiệu một cách dồn dập cùng một vấn đề theo nhiều kiểu khác nhau, các chuyên viên PR thường có xu hướng trả lời chung chung, càng nhanh càng tốt. Áp lực từ các câu hỏi thường khiến cho các chuyên viên PR cảm thấy mệt mỏi và do đó thường áp dụng kiểu trả lời theo khuôn mẫu và mong cho cuộc trao đổi chấm dứt càng nhanh càng tốt.
Cần biết rằng, mỗi phóng viên, mỗi tờ báo/đài có quan sát riêng của họ khi tiếp cận thông tin của doanh nghiệp. Nếu bạn không cung cấp đủ thông tin, họ có thể suy diễn theo cách họ nghĩ. Cách trả lời nhát gừng hoặc cầm chừng của bạn không chỉ khiến cho tình hình của bạn không được cải thiện, mà có khi sẽ tệ hơn, và thường tới lúc đó, bạn phải mất gấp chục lần thời gian để giải quyết chúng.
Do vậy, khi tiếp nhận thông tin từ các tờ báo/đài khác nhau, bạn nên xem như email, cuộc gọi mà bạn đang nhận là email/cuộc gọi đầu tiên. Cố gắng lắng nghe/phân tích các dữ liệu, thông tin mà bạn cần phải làm rõ/cung cấp cho họ, và trả lời cặn kẽ bằng các thông tin mà bạn được phép công bố.
Một chuyên viên PR máy móc, cứng nhắc và thiếu tính tương tác sẽ không có được thiện cảm của các phóng viên/báo đài, tức mất đi yếu tố trọng nhất mà một chuyên viên PR cần có.
2. Thiếu kiểm chứng/kiểm soát thông tin nội bộ
Thông thường, thông tin từ bên ngoài vào doanh nghiệp có thể đến từ nhiều phía mà bạn không kiểm soát được (báo/đài/truyền miệng/internet…), nhưng thông tin từ doanh nghiệp ra chỉ nên đến từ một phía, một nội dung.
Bạn cần làm rõ quy trình kiểm chứng / cung cấp thông tin của doanh nghiệp mình trước khi nhận việc. Bạn cần xác định rõ người được công bố thông tin chính thức cho từng vấn đề như sản phẩm, thị trường, thương hiệu, các vấn đề về từ thiện – xã hội…, đảm bảo khi báo chí/cơ quan chức năng hỏi đến, bạn sẽ nhanh chóng xác định rõ nguồn thông tin giúp bạn cung cấp cho họ, đảm bảo tác phong chuyên nghiệp và tôn trọng báo chí/ cơ quan chức năng của mình.
Quan trọng hơn hết, bạn cần kiểm chứng thông tin nội bộ bằng văn bản, tránh tình trạng tam sao thất bản, dễ dàng sai lệch khi cung cấp cho báo chí/ cơ quan ban ngành liên quan.
3. Thông cáo báo chí sơ sài – mang đậm tính PR, thiếu thông tin/số liệu
Các chuyên viên PR thường có xu hướng thuần giới thiệu, ca ngợi sản phẩm của doanh nghiệp mình. Bạn cần biết rằng các chuyên gia báo chí không đánh giá cao những điều hay/tốt mà bạn ca ngợi. Họ chỉ quan tâm sản phẩm của bạn/thương hiệu của bạn đóng vai trò như thế nào trong tình hình thị trường chung, và có lợi thực sự cho người tiêu dùng như thế nào.
Họ sẽ không bị mê hoặc bởi những lời có cánh của bạn. Điều họ quan tâm là số liệu để kiểm chứng, đối chiếu, so sánh. Cần cung cấp cho chuyên gia báo chí một bức tranh tổng quan về thị trường, trong đó nhấn mạnh vai trò của sản phẩm/thương hiệu của bạn, tính đột phá hay ích lợi thực sự của nó.
Và nếu bạn không có sản phẩm có vai trò như thế, đừng tốn tiền vào các công cụ PR để quảng bá nó.
4. Chậm trễ cung cấp thông tin
Một điều thường thấy ở các chuyên viên PR thiếu chuyên nghiệp, là mất quá nhiều thời gian để xử lý thông tin. Bạn cần có sự chuẩn y của quá nhiều người cho một dạng thông tin nhất định. Trong khi đó, báo chí không có thời gian để chờ đợi bạn. Họ cũng không có sẵn lòng kiên nhẫn để chờ bạn được duyệt thông tin.
Bạn cần chủ động nắm bắt các thông tin trong doanh nghiệp càng nhiều càng tốt. Đừng để mình trở nên bị động khi tương tác và trễ nải trong phản hồi. Thông tin được cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, nhiều khả năng sẽ trở thành cơ hội PR cho doanh nghiệp/sản phẩm của bạn, nhờ lòng tin và thiện cảm của các chuyên gia báo chí.
5. Thiếu tự tin/quá tự cao khi giao tiếp với báo chí
Bản chất của quan hệ công chúng là cung cấp các thông tin trung thực, chính xác, qua đó thể hiện vai trò, tầm vóc và thông điệp của doanh nghiệp/thương hiệu đối với người tiêu dùng.
Các chuyên viên PR là người đại diên cho doanh nghiệp/thương hiệu để làm điều đó. Bạn không xin xỏ hay năn nỉ bất kỳ ai, nếu thông tin của bạn là hữu dụng cho báo chí/người tiêu dùng.
Bạn cũng không ban bố thông tin cho ai, vì truyền thông chính là yếu tố giúp khai sinh ra nghề của bạn.
Do đó, chuyên viên PR cần giữ một thái độ nhã nhặn và chủ động cần thiết, để không tạo ra cảm nhận thiếu tự tin hoặc quá tự cao đối với người bạn đang tiếp xúc. Điều này cần thiết cho sự nghiệp lâu dài của bạn
(Theo Nhuongquyenvietnam)
