Thông cáo báo chí là một trong những công cụ thiết yếu để thu hút báo chí, truyền thông đưa tin cho bạn đến với công chúng. Để thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện … không có cách nào hiệu quả rõ ràng bằng thông cáo báo chí.
Để có cái nhìn toàn diện về thông cáo báo chí, BRANDCOM sẽ có một chuỗi các bài viết tổng hợp hay nhất về TCBC cho độc giả cùng biết:
Thông cáo báo chí (press release) là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông, theo HubSpot.
Tổng quan
Thông cáo báo chí là một bài viết của bộ phận đối ngoại thông tin của một tổ chức, hiệp hội, cơ quan hoặc doanh nghiệp… gửi đến cho các nhà báo hay cơ quan báo chí nhằm thông tin chính sách, sáng kiến hay hoạt động của ngành đến với công chúng. Viết thông cáo báo chí cho doanh nghiệp.
Thông cáo báo chí thường gắn với các sự kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, cuộc thi…) hoặc vấn đề xảy ra (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi chính sách, hoạt động doanh nghiệp …). Mục đích của TCBC là thu hút sự quan tâm của truyền thông (truyền thông in ấn và cả truyền thông điện tử).
Cách lập một thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí cho sách thường bao gồm những thông tin theo mô hình 5H + 1W.
Về cơ bản, nó không khác các loại thông cáo báo chí thường dùng. Riêng phần mô tả “WHO” thì lại cần nhiều thông tin hơn. Bởi vì khi cho ra đời một quyển sách, thông tin mô tả lúc này lại là sự kết hợp của nhiều chủ thể khác nhau.
Điển hình như: Tên quyển sách, quyển sách nói về cái gì?, do ai viết, người đó đã là ai (địa vị xã hội) mà viết, kế tiếp đó là Nhà Xuất Bản, đơn vị phát hành sách, đơn vị phân phối sách (nếu đơn vị phân phối độc quyền), một số quyển sách còn nhấn mạnh sự vai trò của Dịch giả, giá cả.
Những thông tin phụ có thể có là nhà in, người chịu trách nhiệm xuất bản (nếu người viết thông cáo báo chí cảm thấy quan trọng) và một số thông tin ngoài lề khác về nhận xét của độc giả (nếu có), hoặc những người nổi tiếng được tác giả gửi cho bản thảo và viết làm cảm nhận ngắn gọn về sách.
Viết thông cáo báo chí cho doanh nghiệp
Thông cáo báo chí là công cụ tối quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng. Có thể hiểu thông cáo báo chí là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa PR và các phương tiện truyền thông. Các chuyên viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi thông cáo báo chí với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện truyền thông lại cần các thông cáo báo chí để có thông tin viết bài, lúc này thông cáo báo chí có tư cách là nguồn tin.
Thông cáo báo chí nói chung (News Release) là một phần của bộ tài liệu truyền thông (Media Kit) của các chuyên viên PR, đây là dạng tài liệu “không có bản quyền”. Bởi nó được báo giới coi là nguồn tin chứ không phải một bài viết để được đăng tải nguyên bản. Giới truyền thông sử dụng những thông tin của một hoặc tổng hợp từ nhiều thông cáo báo chí đến từ nhiều nơi khác nhau làm dữ liệu cơ sở cho các bài viết tin tức hoặc các bài viết thể hiện cái nhìn chuyên sâu của mình. Chính bởi tính chất “không bản quyền” này mà thông cáo báo chí được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có kiểm soát của các chuyên viên PR.
Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng thông cáo báo chí này trong tiếng Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video news release) hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và chứa trong nó đầy đủ các yếu tố sau: Who: Ai, What: Cái gì, Where: Ở đâu, Why: Vì Sao, When: Khi nào, How: Như thế nào (Gọi chung là công thức 5W+1H).
- Ai?: Để xác định rõ ai là chủ thể của bản tin? Một người, một nhóm người, một tổ chức, một sự kiện hoặc hoạt động nào đó
- Cái gì?: Cái gì xảy ra mà phương tiện truyền thông và công chúng nên biết. Thông tin này có thu hút họ không?
- Ở đâu?: Sự kiện này diễn ra ở đâu? Nêu cụ thể địa chỉ của nơi diễn ra sự kiện (nên kèm theo một bản đồ chỉ dẫn nếu cần thiết). Tạo mọi thông tin để thuận tiện cho phóng viên tiếp cận nơi diễn ra sự kiện một cách nhanh chóng và thoải mái.
• Khi nào?: Sự kiện diễn ra khi nào? Thời gian và thời điểm phải thật cụ thể và rõ ràng.
• Tại sao?: Tại sao sự kiện này quan trọng? Lý do gì mà cơ quan truyền thông hay công chúng phải quan tâm?
Một thông cáo báo chí có giá trị tin tức và tiềm năng thu hút sự quan tâm của cơ quan truyền thông là phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí với mô hình tháp ngược.
Viết thông cáo báo chí cho doanh nghiệp
Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản thông cáo báo chí giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Phần đầu thông cáo báo chí là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chứa đựng đầy đủ 5W+1H. Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời chích dẫn…
Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo báo chí và thông tin liên hệ. Một bản thông cáo báo chí nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một thông cáo báo chí đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới.
Một bản thông cáo báo chí hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải. Chính vì vậy, để viết tốt một bản thông cáo báo chí cần am hiểu các phương tiện truyền thông nói chung, nhận biết rõ dàng những đặc điểm cụ thể, khác biệt giữa các phương tiện đó, đồng thời phải nhìn nhận nội dung thông cáo báo chí dưới con mắt của một biên tập viên.
Liên hệ viết Thông cáo báo chí, bài PR báo chí và các dịch vụ quảng cáo khác:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG THƯƠNG HIỆU VIỆT NAM
VPGD: Tầng 15, Tòa Nhà HL Tower, Số 82 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Phone: 039.272.6666
Tel: 024.6689.7777
E-Mail: info@brandcom.vn
Văn Phòng HCM
Tầng 12 Tòa Nhà ACB Tower, Đường CMT8, Phường 11, Quận 3, TP HCM
Hotline: 0356.333.555
E-Mail: vphcm@brandcom.vn
