Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí thành công

Một bản thông cáo báo chí hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải.

Xem thêm: Viết thông cáo báo chí cho doanh nghiệp

Cách trình bày thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí thường dài từ 1 trang đến 2 trang A4, không nên cố gắng “nhét” thêm thông tin vào để mong đạt được những mục đích khác. Thông cáo báo chí chỉ cần vừa đủ, nên nhớ, bạn còn tài liệu gửi kèm Thông Cáo Báo Chí (trong bộ Press Kit).

Một số quy tắc viết thông cáo báo chí như sau:

• Xuất bản, in ấn trên giấy 1 mặt
• Cách dòng rõ ràng, canh lề chuẩn (canh như một trang sách có lề rộng)
• Nếu cần chèn header và footer về thông tin doanh nghiệp (logo, tên DN) thì cần phải thật đơn giản, ngắn gọn. Nên nhớ đây là Thông Cáo Báo Chí chứ không phải trang quảng cáo, logo và hình ảnh liên quan vừa phải, Thông Cáo Báo Chí nội dung chính là ở phía dưới chứ không phải là ở Logo hay tên Doanh Nghiệp.
• Thông thường, một Thông Cáo Báo Chí phải có chữ “Thông Cáo Báo Chí” đầu bài viết. Tuy nhiên, cũng có một số trường hợp có những thông tin quan trọng và cần thiết hơn, thì tiêu đề sẽ được cân nhắc cho phù hợp với nội dung.
• Dưới tiêu đề, cần phải ghi rõ về vùng miền (HCM, Hà Nội) và ngày tháng ra Thông Cáo Báo Chí. Ví dụ: TP.HCM, ngày 09/04/2020
• Nếu Thông Cáo Báo Chí qua trang, nên ghi cuối trang dòng chữ “còn tiếp”, “xem trang sau”, khi nào hết bài, nên ghi là “hết”. Ví dụ: (còn tiếp), (hết).
• Cuối Thông Cáo Báo Chí, bắt buộc phải có thông tin liên lạc, và nhất là người đại diện đưa ra Thông Cáo Báo Chí này.

Bộ Press Kit cơ bản bao gồm:

• Thông Cáo Báo Chí và hình ảnh kèm theo.
• Thông tin doanh nghiệp và sản phẩm kèm theo (đầy đủ)
• Các sản phẩm và dịch vụ liên quan khác (nếu cần thiết, tuy nhiên, nhiều nhà báo rất nhạy cảm với thông tin quảng cáo mà chèn vào cùng với bộ Press Kit, tốt nhất là cẩn thận khi gửi thông tin cho báo, nếu cần phải hỏi trước, không thì chỉ gửi thông tin vừa đủ).
• File hình gốc (nếu có file gốc đồ họa càng tốt).
• Một CD/DVD ghi những thông tin cần thiết.
• Folder chuẩn, chỉ để đựng các tài liệu báo chí (không nên in kèm quảng cáo, Folders là Folders, Brochures là Brochures)

Một số lưu ý khác:

• Thông cáo báo chí là “xương sống” của press kit, vì thế cần phải chuẩn bị thật tốt, và cho dù bạn viết tốt đến đâu, cũng nên nhờ 1 vài phóng viên bạn quen để xem qua trước khi xuất bản.
• Hình ảnh (trong CD/DVD Press Kit) (nếu có) phải không những phải phù hợp với TCBC mà còn phải đạt chuẩn về mặt đồ họa, phù hợp với cả 2 dạng (xuất bản in ấn và xuất bản trên internet, có nghĩa là vừa đủ chất lượng in, mà dung lượng file ảnh không
  quá lớn để xuất bản trên website dễ dàng).
• Thông tin sắp xếp trong CD/DVD phải rõ ràng, có hệ thống và dễ tìm.
• Nếu có trích dẫn trong TCBC, không nên lấy trích dẫn chủ quan người của Doanh Nghiệp về các số liệu khoa học. Và nếu có trích dẫn, cũng chỉ nên trích dẫn lời của một người. 
• Nếu có ảnh rời (in hoặc rửa), không được chú thích trực tiếp lên ảnh, mà phải chủ thích giấy ngoài và dán lên.

Một số yếu tố tạo nên sự thành công của thông cáo báo chí

Sử dụng tiêu đề sinh động thu hút sự chú ý

Tiêu đề làm cho thông cáo báo chí của bạn nổi bật nên cần phải ngắn ngọn, xúc tích và sinh động; nói cách khác sử dụng các tiêu đề giống như “Doe – nhân vật nổi bật trong năm” thay vì “John Doe nhận giải thưởng”.

Hãy đưa các thông tin quan trọng lên đầu

Đây là một nguyên tắc của ngành báo chí được công nhận là đúng sau khi đã được thử nghiệm . Phóng viên nên đề cập ngay cái anh ta muốn nói trong hai đoạn đầu. Trên thực tế đó là những điều mà họ có thể đọc. Vì thế đừng giấu thông tin hay. Và hãy nhớ đến 5 từ để hỏi – chắc chắn rằng ấn phẩm báo chí của bạn có thể trả lời được 5 câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào.

Tránh những lời công bố cường điệu và không có bằng chứng

Người tiếp nhận thông tin có thể cảm nhận được những lời rao hàng ngay lập tức. Thay vì đưa ra những lời phát biểu cường điệu, hãy đưa ra các thông tin thực và có thể sử dụng được. Tìm cách hợp lý để làm nổi bật công ty bạn và tập trung vào các tâm điểm.

Để quảng bá việc kinh doanh của bạn, hãy viết một Thông cáo báo chí trả lời các câu hỏi về công việc kinh doanh của công ty hơn là một ấn phẩm đưa ra các công bố chung chung về công việc kinh doanh của bạn là vĩ đại và thú vị như thế nào mà không đưa ra lí do thích đáng.

Hãy năng động và đi thẳng vào vấn đề

Sử dụng ngôn ngữ làm khách hàng phấn khích như khi bạn đọc thông tin của bạn. Nếu ấn phẩm tẻ nhạt hay vòng vo, họ có thể cho rằng sẽ không thể có một bài phỏng vấn tốt.

Ấn phẩm chỉ dài hai trang hay ít hơn

Hạn chế viết đến trang thứ ba nếu thấy cần thiết để đưa ra thông tin phê phán. Ngược lại nếu bạn không thể hiện mẩu tin của mình trong hai trang, bạn không đạt được yêu cầu.

Có địa chỉ liên lạc

Thông cáo của bạn phải có tên người để nhà báo liên lạc lấy thêm thông tin. Người này phải biết tất cả các thông tin được đề cập trong ấn phẩm và sẵn sàng trả lời các câu hỏi. In thông cáo báo chí trên giấy có biểu tượng của công ty – nó trông có vẻ chuyên nghiệp và đó là một cách khác giúp khách hàng có thể liên lạc với công ty bạn.

Nên hạn chế sử dụng biệt ngữ

Nếu bạn làm việc trong một ngành kỹ thuật, cố gắng không dùng các thuật ngữ kỹ thuật. Nhiều khách hàng không biết nhiều về công ty hay ngành công nghiệp của bạn. Hãy sử dụng tiếng ngôn ngữ thông dụng thay cho biệt ngữ khi thông cáo báo chí.

Tập trung vào lợi ích

Nó có thể được hiểu là “đừng có nói, hãy chỉ cho thấy”. Tránh nói điều gì đó là “duy nhất” hay “tốt nhất”. Thay vào đó, chỉ cho họ thấy họ sẽ có được lợi ích như thế nào – ví dụ tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giúp cuộc sống dễ dàng hơn, v.v.

Rõ ràng và chi tiết

Marcia Yudkin, tác giả của cuốn ” Sáu bước thực hiện quảng cáo tự do”, gọi điều này là hội chứng “Vâng, nhưng nó là cái gì?”. Cần phải chỉ cho người đọc thấy sản phẩm mới hay biết dịch vụ mới hoạt động như thế nào. Nếu còn do dự, hãy nhờ ai đó không quen thuộc với sản phẩm hay dịch vụ của bạn đọc Thông cáo và yêu cầu họ nói lại những điều bạn muốn thông báo cho công chúng. Chi tiết quá vẫn tốt hơn là sơ sài.

Chính vì vậy, theo Yudkin “Thay vì câu ‘cuốn sách mới của Jackson đưa thông tin đem lại lợi ích cho các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán’, bạn hãy viết ‘Cuốn sách mới của Jackson giới thiệu 7 nguyên tắc phân tích thị trường để giúp các nhà đầu tư thậm chí là bình thường cũng có thể chọn được cổ phiếu đem lại lợi nhuận.”. Thậm chí tốt hơn, miêu tả hai trong bảy nguyên tắc ngay trong ấn phẩm.”

Rà soát lại

Khi bạn viết xong Thông cáo báo chí, hãy nhớ đọc lại để sửa các lỗi chính tả. Nếu như bạn không giỏi về lỗi ngữ pháp và chính tả, hãy nhờ một người bạn hay đồng nghiệp làm việc đó giúp bạn. Nếu như ấn phẩm của bạn mà luộm thuộm và cẩu thả, thì đó là hình ảnh của bạn trước khách hang, trước những người tiếp nhận thông tin .

Liên hệ viết Thông cáo báo chí, bài PR báo chí và các dịch vụ quảng cáo khác: 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG THƯƠNG HIỆU VIỆT NAM
VPGD: Tầng 15, Tòa Nhà HL Tower, Số 82 Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Phone: 039.272.6666
Tel: 024.6689.7777
E-Mail: info@brandcom.vn
Văn Phòng HCM
Tầng 12 Tòa Nhà ACB Tower, Đường CMT8, Phường 11, Quận 3, TP HCM
Hotline: 0356.333.555
E-Mail: vphcm@brandcom.vn